Polityka prywatności
Polityka Prywatności serwisu pupil+
Data wejścia w życie: 21 lipca 2026 r.
Wersja: 1.0
Zależy nam na Twojej prywatności. W tej Polityce wyjaśniamy w sposób prosty i przejrzysty, jakie dane osobowe zbieramy, po co je przetwarzamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie masz prawa. Jeśli masz pytania – napisz do nas.
Spis treści
1.Kim jesteśmy – Administrator danych
2.Zakres i cele przetwarzania danych – skąd bierzemy dane i po co
3.Podstawy prawne przetwarzania
4.Jak długo przechowujemy Twoje dane
5.Komu przekazujemy Twoje dane
6.Przekazywanie danych do państw trzecich
7.Pliki cookie i technologie śledzące
8.Bezpieczeństwo danych
9.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
10.Twoje prawa
11.Jak złożyć skargę do organu nadzorczego
12.Zmiany w Polityce Prywatności
13.Kontakt
1.Kim jesteśmy – Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Bri sp. z o.o., z siedzibą w Zielonej Górze (65-204), wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem: 0001140159, NIP: 9731108171, REGON: 540307128
Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych:
•E-mail: rodo@pupilplus.pl
•Adres korespondencyjny: ul. Piaskowa 1 lok. 14, 65-204 Zielona Góra (z dopiskiem: „Ochrona danych")
2.Zakres i cele przetwarzania danych – skąd bierzemy dane i po co
Przetwarzamy Twoje dane w kilku różnych sytuacjach. Poniżej opisujemy każdą z nich osobno.
1)Rejestracja konta
Kiedy: gdy zakładasz konto w serwisie Pupil+.
Jakie dane zbieramy:
• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• nr telefonu,
• hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej).
Po co: założenie i obsługa konta użytkownika, umożliwienie logowania, zarządzanie profilem, komunikacja z Tobą w sprawach związanych z usługą.
2)Logowanie do serwisu
Kiedy: gdy logujesz się do swojego konta.
Jakie dane zbieramy:
• adres e-mail lub nazwa użytkownika,
• adres IP i dane sesji (dane techniczne),
• data i godzina logowania (logi bezpieczeństwa).
Po co: weryfikacja tożsamości, ochrona konta przed nieautoryzowanym dostępem, zapewnienie bezpieczeństwa systemu.
3)Komunikacja z konsultantami
Kiedy: gdy rezerwujesz lub odbywasz konsultację z konsultantem w ramach serwisu.
Jakie dane zbieramy:
• dane podane w formularzu rezerwacji (imię i nazwisko, nr telefonu),
• dane podane w trakcie konsultacji (historia sesji).
Po co: umożliwienie zaplanowania i przeprowadzenia konsultacji, zapewnienie ciągłości wsparcia, archiwizacja historii sesji na potrzeby użytkownika.
4)Marketing
Kiedy: gdy wyrazisz na to zgodę.
Jakie dane zbieramy:
• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• ewentualnie: numer telefonu.
Po co: wysyłanie newslettera, informacji o nowościach, ofertach i promocjach w serwisie Pupil+.
Zawsze możesz wycofać zgodę – wystarczy kliknąć link rezygnacji w każdej wiadomości lub skontaktować się z nami.
5)Analityka i doskonalenie serwisu
Kiedy: gdy korzystasz ze strony internetowej.
Jakie dane zbieramy:
• adres IP (w postaci skróconej/zanonimizowanej, jeśli stosujemy),
• informacje o przeglądarce i urządzeniu,
• dane o aktywności w serwisie (odwiedzane podstrony, czas spędzony na stronie, źródło wejścia).
Po co: analizowanie sposobu korzystania z serwisu w celu jego ulepszania, wykrywanie błędów, optymalizacja wydajności.
6)Wypełnianie obowiązków prawnych
Kiedy: gdy wymagają tego przepisy prawa.
Jakie dane zbieramy:
• dane niezbędne do wywiązania się z obowiązku (np. dane do faktur, dane do celów podatkowych i rachunkowych).
Po co: wywiązanie się z obowiązków wynikających z przepisów prawa polskiego (np. prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości).
3.Podstawy prawne przetwarzania
Poniżej zestawienie podstaw prawnych dla każdego celu przetwarzania:
|
Cel przetwarzania |
Podstawa prawna |
Artykuł RODO |
|
Rejestracja i obsługa konta |
Wykonanie umowy (regulaminu) |
Art. 6 ust. 1 lit. b |
|
Logowanie i bezpieczeństwo konta |
Prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo systemu) |
Art. 6 ust. 1 lit. f |
|
Konsultacje z konsultantami |
Wykonanie umowy |
Art. 6 ust. 1 lit. b |
|
Obsługa klienta i reklamacje |
Prawnie uzasadniony interes (obsługa zgłoszeń) |
Art. 6 ust. 1 lit. f |
|
Marketing i newsletter |
Twoja zgoda |
Art. 6 ust. 1 lit. a |
|
Analityka serwisu |
Prawnie uzasadniony interes (doskonalenie usługi) |
Art. 6 ust. 1 lit. f |
|
Dochodzenie i obrona roszczeń |
Prawnie uzasadniony interes, jakim jest właśnie dochodzenie i obrona roszczeń |
Art. 6 ust. 1 lit. f |
|
Archiwizacja na potrzeby przepisów prawa |
Obowiązek prawny |
Art. 6 ust. 1 lit. c |
O prawnie uzasadnionym interesie:
Tam, gdzie powołujemy się na prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przeprowadziliśmy test równoważności interesów i uznaliśmy, że nasze interesy nie są nadrzędne wobec Twoich praw i wolności. Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na tej podstawie – szczegóły w sekcji 11.
4.Jak długo przechowujemy Twoje dane
Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
|
Rodzaj danych |
Okres przechowywania |
|
Dane konta użytkownika |
Do momentu usunięcia konta + 30 dni na kopie zapasowe; lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy prawa |
|
Historia konsultacji |
Do końca roku kalendarzowego, w którym upłynęły 3 lata od daty konsultacji, chyba że obowiązujące przepisy wymagają dłuższego okresu |
|
Logi bezpieczeństwa (logowanie, sesje) |
12 miesięcy od momentu zapisu |
|
Korespondencja z obsługą klienta |
do końca roku kalendarzowego, w którym upłynęły 3 lata od zamknięcia sprawy |
|
Dane do marketingu (newsletter) |
Do momentu wycofania zgody |
|
Dane analityczne |
zagregowane i zanonimizowane dane o zdarzeniach są automatycznie kasowane po upływie 12 miesięcy.
|
|
Dane archiwalne (dochodzenie roszczeń) |
Do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lub 6 lat zgodnie z Kodeksem cywilnym) |
Uwaga: Termin przechowywania może zostać przedłużony, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo gdy wymagają tego bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
5.Komu przekazujemy Twoje dane
Twoje dane osobowe możemy udostępniać następującym podmiotom:
Podmioty przetwarzające (procesorzy) – podmioty działające wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO:
•Dostawcy usług IT i hostingu – firmy zapewniające infrastrukturę techniczną serwisu (serwery, bazy danych, chmura obliczeniowa);
•Dostawcy usług e-mail i komunikacji – operatorzy poczty elektronicznej i powiadomień push/SMS;
•Dostawcy narzędzi analitycznych – np. Google Analytics lub [inna nazwa] do analizy ruchu w serwisie;
•Dostawcy narzędzi marketingowych – np. operatorzy systemów do wysyłki newsletterów;
•Konsultanci – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia usługi konsultacji (tj. konsultant widzi dane niezbędne do przeprowadzenia i rozliczenia sesji).
Odbiorcy niezależni (administratorzy):
•Organy publiczne – sądy, organy ścigania, organy podatkowe, Prezes UODO – wyłącznie na podstawie przepisów prawa i w zakresie przez nie wymaganym;
•Doradcy prawni i podmioty obsługujące dochodzenie roszczeń – wyłącznie, gdy jest to niezbędne do ochrony naszych praw lub Twoich praw.
Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych. Nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach ich własnego marketingu.
6.Przekazywanie danych do państw trzecich
Czy przekazujemy dane poza EOG?
Niektóre z narzędzi, z których korzystamy (np. Google Analytics, usługi chmurowe), mogą wiązać się z przekazywaniem danych do Stanów Zjednoczonych lub innych państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W takich przypadkach:
•dane przekazywane są na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), lub
•na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. ramy EU-US Data Privacy Framework dla podmiotów certyfikowanych w USA), lub
• w oparciu o inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO.
Możesz uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z nami pod adresem podanym w sekcji 14.
7.Pliki cookie i technologie śledzące
Co to są pliki cookie?
Pliki cookie to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, smartfonie, tablecie), gdy odwiedzasz nasz serwis. Dzięki nim serwis może zapamiętać Twoje preferencje i działać sprawniej.
Zgodnie z wytycznymi EROD oraz przepisami o prywatności i łączności elektronicznej, korzystanie z plików cookie wymagających zgody jest dopuszczalne wyłącznie po uzyskaniu dobrowolnej, konkretnej, świadomej i jednoznacznej zgody użytkownika.
Rodzaje plików cookie, których używamy
Niezbędne (konieczne technicznie)
• Cel: utrzymanie sesji logowania, zapewnienie działania podstawowych funkcji serwisu.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (niezbędność do świadczenia usługi elektronicznej) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Nie wymagają Twojej zgody.
Analityczne/wydajnościowe
• Cel: zbieranie anonimowych danych o sposobie korzystania z serwisu (np. liczba odwiedzin, popularne podstrony) w celu jego ulepszania.
• Podstawa prawna: Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Wymagają Twojej zgody.
• Przykładowe narzędzie: Google Analytics 4, Microsoft Clarity
Funkcjonalne/preferencji
• Cel: zapamiętanie wybranych przez Ciebie ustawień (np. język, wygląd serwisu).
• Podstawa prawna: Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Wymagają Twojej zgody.
Marketingowe/reklamowe
• Cel: wyświetlanie spersonalizowanych reklam i treści, retargeting.
• Podstawa prawna: Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Wymagają Twojej zgody.
• Przykładowe narzędzia: obecnie brak narzędzi marketingowych wykorzystujących cookies
Jak zarządzać plikami cookie?
•Baner cookie: Przy pierwszym wejściu na stronę zostanie wyświetlony baner, w którym możesz zaakceptować lub odrzucić poszczególne kategorie plików cookie.
•Ustawienia przeglądarki: Możesz również zarządzać plikami cookie bezpośrednio w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w dokumentacji używanej przeglądarki.
•Wycofanie zgody: Możesz w dowolnym momencie wycofać uprzednio wyrażoną zgodę, klikając link „Ustawienia cookies" dostępny w stopce serwisu.
Uwaga: Wyłączenie niezbędnych plików cookie może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji serwisu.
Okres ważności plików cookie
|
Rodzaj |
Czas życia |
|
Sesyjne (techniczne) |
Do zamknięcia przeglądarki |
|
Analityczne |
Do 26 miesięcy |
|
Funkcjonalne/preferencji |
Do 12 miesięcy |
|
Marketingowe |
Do 90 dni |
8.Bezpieczeństwo danych
Zgodnie z art. 32 RODO wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku przetwarzania. Środki te obejmują m.in. pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych, zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów, zdolność do przywrócenia dostępności danych w odpowiednim czasie w razie incydentu oraz regularne testowanie skuteczności środków bezpieczeństwa.
W praktyce stosujemy m.in.:
•Szyfrowanie transmisji danych – protokół HTTPS/TLS dla całego serwisu;
•Szyfrowanie haseł – hasła użytkowników przechowywane wyłącznie w postaci hashowanej (nie w postaci jawnej);
•Kontrola dostępu – dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków (zasada need-to-know);
•Regularne kopie zapasowe – zapewniające możliwość odtworzenia danych w razie awarii;
•Monitoring bezpieczeństwa – ciągłe monitorowanie infrastruktury pod kątem zagrożeń;
•Aktualizacje oprogramowania – regularne wdrażanie poprawek bezpieczeństwa.
Co robimy w razie naruszenia bezpieczeństwa?
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych jesteśmy zobowiązani zgłosić je do Prezesa UODO co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym bez zbędnej zwłoki.
9.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
W ramach serwisu Pupil+ nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
10.Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO (art. 15–21) przysługują Ci następujące prawa w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych.
Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)
Możesz zapytać nas, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe. Jeżeli tak – masz prawo otrzymać informację o tym, jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy, komu je udostępniamy, jak długo przechowujemy, a także uzyskać kopię swoich danych.
Jak skorzystać: Wyślij wiadomość na adres e-mail podany w sekcji 14.
Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
Jeżeli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia. Część danych możesz zmienić samodzielnie w ustawieniach swojego konta.
Jak skorzystać: Edytuj dane w profilu lub skontaktuj się z nami.
Prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)
Masz prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych, gdy: dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane; wycofałeś zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej; wniosłeś skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania; dane były przetwarzane niezgodnie z prawem; muszą zostać usunięte na podstawie przepisów prawa.
Ograniczenia: Prawo to nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także w innych przypadkach przewidzianych przez RODO.
Jak skorzystać: Skontaktuj się z nami lub usuń konto w ustawieniach profilu.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych do samego przechowywania – np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych, gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale nie chcesz usunięcia danych, gdy potrzebujesz danych do dochodzenia roszczeń, lub gdy wniosłeś/aś sprzeciw i oczekujesz na rozstrzygnięcie.
Jak skorzystać: Skontaktuj się z nami.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Masz prawo otrzymać swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś/aś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. CSV, JSON), a także prawo przesłania ich innemu administratorowi – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy i jest realizowane w sposób zautomatyzowany.
Jak skorzystać: Skontaktuj się z nami lub skorzystaj z opcji eksportu danych dostępnej w ustawieniach konta (jeśli funkcja dostępna).
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W przypadku sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów lub podstaw do dochodzenia, obrony bądź ustalenia roszczeń. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw zawsze zostanie uwzględniony bez konieczności wykazywania szczególnej sytuacji.
Jak skorzystać: Skontaktuj się z nami lub kliknij link rezygnacji z subskrypcji w każdej wiadomości marketingowej.
Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO)
Tam, gdzie przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej zgody (np. newsletter), masz prawo cofnąć tę zgodę w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.
Jak skorzystać: Kliknij link rezygnacji w każdej wiadomości e-mail lub skontaktuj się z nami.
Jak i kiedy odpowiadamy na Twoje wnioski?
Zgodnie z art. 12 RODO jesteśmy zobowiązani odpowiedzieć na Twój wniosek co do zasady w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania. W przypadku skomplikowanych lub licznych wniosków termin ten może być przedłużony o kolejne dwa miesiące – poinformujemy Cię o tym przed upływem pierwszego miesiąca.
Odpowiedź udzielamy bezpłatnie. Jeżeli żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne (np. powtarzające się), możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić realizacji wniosku.
Weryfikujemy tożsamość osoby składającej wniosek, aby chronić Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem.
11.Jak złożyć skargę do organu nadzorczego
Zgodnie z art. 77 RODO masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.
Organem nadzorczym właściwym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Skargę możesz wnieść pisemnie (listownie lub osobiście) albo elektronicznie przez elektroniczną skrzynkę podawczą UODO.
Zawsze zachęcamy do kontaktu z nami w pierwszej kolejności – postaramy się rozwiązać problem szybko i bez konieczności angażowania organów zewnętrznych.
12.Zmiany w Polityce Prywatności
Polityka Prywatności może być aktualizowana – np. gdy zmienią się przepisy prawa, nasze usługi lub stosowane przez nas narzędzia.
• O istotnych zmianach poinformujemy Cię z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem – poprzez komunikat w serwisie lub wiadomość e-mail na adres przypisany do Twojego konta.
• Data ostatniej aktualizacji widnieje na górze niniejszego dokumentu.
• Poprzednie wersje Polityki są dostępne na żądanie – wystarczy się z nami skontaktować.
13.Kontakt
We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz w celu realizacji przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami:
|
Sposób kontaktu |
Dane |
|
|
rodo@pupilplus.pl |
|
Poczta tradycyjna |
Bri sp. z o.o. ul. Piaskowa 1 lok. 14, 65-204 Zielona Góra, z dopiskiem „Ochrona danych" |
Nasz zespół postara się odpowiedzieć jak najszybciej i zawsze w terminie wymaganym przez RODO.
